Presentación Telemática de Libros Societarios

El 28 de septiembre de 2013, se publicó en el BOE la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (en adelante, la “Ley”). Una de las novedades que introduce la Ley se refiere al modo de llevar a cabo la legalización de los libros obligatorios por parte de los empresarios.

Los libros que deben llevar las corporaciones, asociaciones y fundaciones de interés público reconocidas por la Ley, así como las sociedades de interés particular, sean civiles, mercantiles o industriales, a las que la ley conceda personalidad propia, todas ellas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, son los siguientes: Libro diario, Libro de inventarios y Cuentas anuales, Libro o libros de actas, y Libros de I.V.A. o I.G.I.C. (cuando les corresponda).

Además de estos libros obligatorios para todas las sociedades mercantiles, según el tipo de sociedad llevarán los siguientes libros adicionales:

- Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Limitadas Laborales y Sociedades de Garantía Recíproca: Libro registro de los socios.

- Sociedades de Responsabilidad Limitada Unipersonal: Libro registro de la sociedad.

- Sociedades Anónimas, Sociedades Anónimas Laborales y Sociedades Comanditarias por Acciones (en caso de que la sociedad posea acciones nominativas): Libro registro de acciones nominativas.

LEGALIZACIÓN TELEMÁTICA DE LIBROS SOCIETARIOS: Las principales novedades que introduce la Ley son la obligatoriedad en el uso del formato electrónico y en la vía telemática para proceder a su legalización.

Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

El formato en el que deberán ser cumplimentados estos libros será el electrónico, siendo la vía de legalización la telemática, reenviándose al Registro Mercantil las actas en el formato que el Registro correspondiente exija y mediante el programa que tenga habilitado al efecto.

LIBROS PENDIENTES DE CUMPLIMENTAR (LIBROS FÍSICOS INCOMPLETOS): Los Libros de Actas actuales legalizados y pendientes de cumplimentar deberán utilizarse. Si la sociedad dispone de Libro de Actas legalizado, pendiente de completar, no tendrá obligación de legalizar telemáticamente un nuevo Libro de Actas hasta que no termine el vigente legalizado.

No obstante, al no existir en la Ley una regulación transitoria ni un plazo de adaptación, cada Registro Mercantil está aplicando sus propias reglas y forma de actuar respecto del modo de implantación de la referida obligación.

Así, por ejemplo, tanto el Registro Mercantil de Las Palmas de Gran Canaria, el de Arrecife (Lanzarote), el de Puerto del Rosario (Fuerteventura), así como el de Madrid, permiten agotar todos los Libros de Actas en soporte físico (papel) que, actualmente, estén legalizados y pendientes de ser completados

PLAZO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS: El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social.

PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE FORMA TELEMÁTICA: De cara a proceder a legalizar los libros de forma telemática, a través de la página Web oficial del Colegio de Registradores (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do) podrán encontrar un manual de usuario y la opción de descargar el programa necesario para proceder a la legalización telemática (también se puede descargar desde las páginas Webs oficiales de algunos Registros Mercantiles). El programa se denomina “LEGALIA”, del que se deberá descargar su última versión.

Así mismo, les facilitamos un número de teléfono de ayuda técnica y consulta, para solventar eventuales dudas, a saber: 902201200.

CONTENIDO DE LOS LIBROS: Deberán ser definitivas las Actas que se presenten al Registro, siendo mediante trámite de subsanación telemático el único modo de rectificarlas.

NO PUBLICIDAD DE LOS LIBROS: Tanto las Actas de los Consejos de Administración como las de la Junta cabe recordar que, a pesar de remitirse al Registro Mercantil correspondiente, para su legalización, el contenido recogido en las actas no será público.

ADVERTENCIAS: Debemos recordar la importancia que la legalización de libros tiene en el ámbito concursal, pudiendo incidir en la calificación culpable del concurso, en el caso de que el deudor incumpla su legal obligación de llevanza de contabilidad, el que lleve doble contabilidad o el que cometa irregularidad relevante. Los Tribunales españoles han entendido en alguna ocasión incluida la legalización de los libros contables en la obligación de llevanza de contabilidad.

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OFERTA DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AB ECO CONSULTORES LEGALES Y TRIBUTARIOS, S.L.P.: De conformidad con lo expuesto, desde AB ECO CONSULTORES LEGALES Y TRIBUTARIOS, S.L.P., les reiteramos el deber de diligente administración que vincula a los administradores de las sociedades y, por tanto, les sugerimos revisar el cumplimiento de la legalización de todos los libros obligatorios para los que sea exigida, así como el estado de actualización en la transcripción o cumplimentación de los mismos, de cara a cumplir con los plazos de legalización exigidos y comentados.

Así mismo, también les recordamos que AB ECO CONSULTORES LEGALES Y TRIBUTARIOS, S.L.P. se ofrece a realizar la actualización y mantenimiento de sus Libros, evitando así posibles impugnaciones de acuerdos societarios o situaciones de desinformación.

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